Tämä asiakirja on englanninkielisen alkuperäisen käännös. Jos versioiden välillä on ristiriitoja, englanninkielinen versio on ensisijainen.

💡 Henkilötietojen käsittelyä koskee Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus, joka on saatavilla myös CNIL:n verkkosivustolla

1. Johdanto#

Tätä sopimusta sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn, jota Asiakas rekisterinpitäjänä ja Nonli henkilötietojen käsittelijänä suorittavat tarjotessaan ratkaisua, jolla analysoidaan asiakkaan verkkosivuston yleisöä ja trendejä sekä julkaistaan sisältöä sosiaalisessa mediassa. Tämä sopimus on erillinen asiakirja, jonka tarkoituksena on määritellä Osapuolten velvoitteet siten, että henkilötietojen käsittelyä koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä ja yksityisyyden suojaa noudatetaan.

Henkilötietoja käytetään vain siihen, että asiakas voi todentautua kaksivaiheisella todennuksella ja käyttää näin alustaa. Sitoudumme takaamaan henkilötietojen luottamuksellisuuden, varmistamaan, että näitä henkilötietoja käsittelemään valtuutetut henkilöt noudattavat salassapitoa tai ovat lakisääteisen salassapitovelvollisuuden alaisia, ja että he saavat tarvittavan koulutuksen henkilötietojen suojasta.

Osapuolet sitoutuvat noudattamaan asetuksen 25 artiklan ”Sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja” periaatteita.

SDK:n keräämiä anonyymejä tietoja käytetään vain asiakkaamme tilauksesta ja sen hyväksi.

CNIL-itsearviointi Nonli SDK:sta on saatavilla täällä: CNIL-itsearviointi - Nonli SDK.

Sitoudumme olemaan käyttämättä asiakkaidemme tietoja omiin tarkoituksiimme.

2. Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet#

Sitoudumme toteuttamaan kaikki jäljempänä määritellyt turvatoimet:

2.1. Alihankinta#

Lukuun ottamatta kohdassa ”Asiakastuki” lueteltuja hosting-, sähköposti- ja sisäisten hälytysten palveluntarjoajia emme teetä henkilötietojen käsittelyä alihankkijoilla. Jos näin tehtäisiin, ilmoittaisimme siitä asiakkaallemme ja varmistaisimme tietojen luottamuksellisuuden alihankkijan kanssa.

Varmistamme, että alihankkija antaa samat riittävät takeet asetuksen edellyttämien teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden toteuttamisesta.

2.2. Siirto Euroopan unionin (EU) ulkopuolelle#

Jos henkilötietoja siirretään EU:n ulkopuolelle, takaamme, että asetuksen V luvun ”Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille” mukaisia velvoitteita noudatetaan.

Slack, joka on kohdassa ”Asiakastuki” lueteltu palveluntarjoaja, voi käsitellä EU:n ulkopuolella sille lähetettyjen hälytysten tietoja.

Voimme antaa kaikki takeet, joita asiakkaamme on oikeutettu vaatimaan EU:n ulkopuolisten tietosiirtojen vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.

2.3. Rekisteröityjen oikeus saada tietoa#

Asiakas vastaa siitä, että käsittelytoimista asianomaisille henkilöille annetaan tiedot tietojen keruun yhteydessä.

2.4. Rekisteröityjen oikeuksien käyttäminen#

Sitoudumme auttamaan asiakastamme täyttämään velvoitteensa vastata rekisteröityjen pyyntöihin, jotka koskevat heidän oikeuksiensa käyttämistä: oikeus saada pääsy tietoihin, oikeus tietojen oikaisemiseen, poistamiseen ja vastustamiseen, oikeus käsittelyn rajoittamiseen, oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä oikeus olla joutumatta automatisoidun yksittäispäätöksenteon, profilointi mukaan lukien, kohteeksi. Kun rekisteröidyt esittävät pyyntöjä oikeuksiensa käyttämiseksi, välitämme pyynnöt asiakkaallemme.

2.5. Henkilötietojen tietoturvaloukkausten ilmoittaminen#

Ilmoitamme asiakkaallemme sähköpostitse kaikista henkilötietojen tietoturvaloukkauksista mahdollisimman pian sen jälkeen, kun olemme saaneet niistä tiedon, ja joka tapauksessa niin ajoissa, että asiakkaamme voi noudattaa yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädettyjä määräaikoja. Ilmoitukseen liitetään kaikki hyödyllinen aineisto, jonka avulla asiakas voi ilmoittaa tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille, kun henkilötietoja koskeva sääntely edellyttää tällaisia ilmoituksia.

2.6. Tietosuojavastaava#

37 artiklan mukaisesti meidän ei tarvitse nimittää tietosuojavastaavaa, koska emme ole viranomainen tai julkinen elin eikä toimintamme muodostu henkilötietojen käsittelytoimista.

2.7. Henkilötietojen kohtalo#

Asetuksen 28 artiklan 3 kohdan g alakohdan mukaisesti sitoudumme näiden tietojen käsittelyyn liittyvien palvelujen tarjoamisen päättyessä palauttamaan henkilötiedot asiakkaalle tai tämän nimeämälle käsittelijälle – teknisesti tarkoituksenmukaisimmassa, jäsennellyssä ja yhdistetyssä muodossa, joka ei ole sidottu yksittäisen palveluntarjoajan omistamaan tekniikkaan – ja hävittämään kaikki tietojärjestelmissämme olevat kopiot.

2.8. Asiakas- ja toimittajatilien hallinta#

Tämän käsittelyn tarkoituksena on kummankin Osapuolen asiakas- ja toimittajatilin hallinta, kuten kaupallinen suhde, hallinnollinen asioiden hoito, laskutus, teknisten häiriöiden käsittely ja valitusten hallinta. Kumpikin Osapuoli suorittaa tämän käsittelyn erillisenä rekisterinpitäjänä. Käsittely on tarpeen Sopimuksen täyttämiseksi; se vastaa myös kummankin Osapuolen oikeutettua etua sekä kummankin Osapuolen oikeutettua etua tarjota henkilöstölleen viestintävälineitä.

Näiden käsittelytoimien kohteena olevat henkilöt ovat kummankin osapuolen työntekijät.

Kyseiset henkilötiedot ovat yhteyshenkilöiden tunnistetietoja: sukunimi – etunimi – puhelinnumero – sähköpostiosoite. Edellä mainittujen henkilötietojen säilytysaika on rajattu kolmeen (3) vuoteen Osapuolten välisen kaupallisen suhteen päättymisestä, ja tiedot voidaan poistaa heti, jos asiakas sitä pyytää.

2.9. Asiakastuki#

Tämän käsittelyn tarkoituksena on käsitellä alustan käyttäjien ilmoittamia tukipyyntöjä ja teknisiä häiriöitä sovelluksen sisäisen chatin kautta tai sähköpostitse. Kuten edellä kuvattu asiakastilin hallinta, myös tämän käsittelyn suorittaa Nonli rekisterinpitäjänä. Käsittely on tarpeen Sopimuksen täyttämiseksi, ja se vastaa Nonlin oikeutettua etua käsitellä asiakkaidensa pyyntöjä ja pitää alusta turvallisena.

Asianomaiset henkilöt ovat asiakkaan käyttäjät, jotka ottavat yhteyttä tukeen, sekä henkilöt, jotka on lisätty keskusteluun sähköpostiosoitteensa perusteella.

Kyseiset henkilötiedot ovat:

• yhteyshenkilön tunnistetiedot: sukunimi, etunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys, rooli ja kieli;
• viestinnän sisältö: viestit, liitteet ja sähköpostitse lähetetyt vastaukset;
• tukitiimille näytettävät tilin tiedot: onko sähköpostiosoite vahvistettu, onko kaksivaiheinen todennus käytössä, sovelluksen versio, parhaillaan katsottu sivu ja sovelluksessa viimeksi katsotut sivut;
• yhteyden tiedot: IP-osoite, IP-osoitteesta johdettu likimääräinen sijainti (kaupunki ja maa), aikavyöhyke, selain, käyttöjärjestelmä, laitetyyppi, näytön koko ja selaimen kieli.

Likimääräinen sijainti lasketaan palvelimillamme lähettämättä IP-osoitetta kolmannelle osapuolelle. IP-osoite on vain Nonlin tukitiimin käytettävissä.

Säilytysajat ovat seuraavat:

• IP-osoite poistetaan automaattisesti kolmenkymmenen (30) päivän kuluttua siitä, kun kyseisestä osoitteesta on viimeksi muodostettu yhteys;
• likimääräinen sijainti sekä selain- ja laitetiedot säilytetään keskustelun mukana;
• keskusteluja ja niiden liitteitä säilytetään kolme (3) vuotta Osapuolten välisen kaupallisen suhteen päättymisestä, ja ne poistetaan yrityksen mukana, kun yritys poistetaan Nonlista.

Käyttäjä tai tukitiimi voi lisätä keskusteluun osallistujia syöttämällä heidän sähköpostiosoitteensa. Osallistujilla on pääsy keskusteluhistoriaan. Osallistuja saa sähköpostitse viestit, joita hän ei ole lukenut chatissa, tai kaikki viestit, jos hän osallistuu vain sähköpostitse. Sähköpostitse lähetetyt vastaukset lisätään keskusteluun. Jokainen osallistuja voi perua keskustelun sähköpostien tilauksen.

Tässä käsittelyssä Nonli käyttää seuraavia palveluntarjoajia:

• OVHcloud: tietokannan ja liitteiden hosting-palvelu Ranskassa;
• Mailgun: keskusteluihin liittyvien sähköpostien lähettäminen ja vastaanottaminen Mailgunin Euroopan unionissa sijaitsevassa infrastruktuurissa;
• Slack: tukitiimille sen Slack-kanavalla lähetettävä sisäinen hälytys, joka sisältää asiakkaan nimen, hänen yrityksensä nimen, keskustelun numeron ja otteen viimeisestä viestistä (enintään 280 merkkiä).

Kysymykset ja vastaukset

3. Varmistaako Nonli tietojen lakisääteisten säilytysaikojen noudattamisen? Säilytysajat ja perustelut.#

Kyllä, sitoudumme noudattamaan tietojen lakisääteisiä säilytysaikoja. Säilytysajat riippuvat tietojen tyypistä ja käsittelyn tarkoituksesta. Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen niiden keräämisen tarkoitusten saavuttamiseksi sovellettavien laki- ja sääntelyvaatimusten mukaisesti. Säilytysajat perustuvat lakisääteisten ja viranomaisvelvoitteiden noudattamiseen sekä asiakkaamme oikeutettuihin etuihin.