Niniejszy dokument jest tłumaczeniem oryginału w języku angielskim. W przypadku rozbieżności między obiema wersjami rozstrzygająca jest wersja angielska.

💡 Przetwarzanie danych podlega ogólnemu rozporządzeniu o ochronie danych Unii Europejskiej (RODO) i jest również dostępne na stronie CNIL

1. Preambuła#

Niniejsza umowa dotyczy przetwarzania danych osobowych dokonywanego przez Klienta jako administratora danych oraz przez Nonli jako podmiot przetwarzający w ramach świadczenia rozwiązania do analizy oglądalności strony internetowej klienta, analizy trendów i publikowania w sieciach społecznościowych. Niniejsza umowa stanowi odrębny dokument, którego celem jest określenie wzajemnych obowiązków Stron w zakresie zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami o przetwarzaniu danych osobowych oraz poszanowania prywatności.

Dane osobowe są wykorzystywane wyłącznie po to, aby klient mógł uwierzytelniać się za pomocą uwierzytelniania dwuskładnikowego i w ten sposób korzystać z platformy. Zobowiązujemy się zagwarantować poufność danych osobowych, zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania tych danych osobowych przestrzegały poufności lub podlegały ustawowemu obowiązkowi zachowania poufności, oraz aby przechodziły niezbędne szkolenia w zakresie ochrony danych osobowych.

Strony zobowiązują się do przestrzegania zasad określonych w art. 25 rozporządzenia dotyczących „uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślnej ochrony danych”.

Anonimowe dane gromadzone przez SDK są wykorzystywane wyłącznie na zlecenie i na rzecz naszego klienta.

Samoocena CNIL dla Nonli SDK jest dostępna tutaj: Samoocena CNIL - Nonli SDK.

Zobowiązujemy się nie wykorzystywać danych naszych klientów do własnych celów.

2. Środki techniczne i organizacyjne#

Zobowiązujemy się wdrożyć wszystkie wskazane poniżej środki bezpieczeństwa:

2.1. Dalsze powierzenie przetwarzania#

Poza dostawcami usług hostingu, poczty e-mail i alertów wewnętrznych wymienionymi w sekcji „Wsparcie klienta” nie powierzamy dalej żadnych operacji przetwarzania danych osobowych; gdyby tak było, poinformujemy o tym naszego klienta i zapewnimy poufność danych u dalszego podmiotu przetwarzającego.

Dopilnujemy, aby dalszy podmiot przetwarzający zapewniał te same wystarczające gwarancje wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych wymaganych przez rozporządzenie.

2.2. Przekazywanie poza Unię Europejską (UE)#

W przypadku przekazywania danych osobowych poza UE gwarantujemy przestrzeganie obowiązków przewidzianych w ROZDZIALE V rozporządzenia „Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych”.

Slack, dostawca wymieniony w sekcji „Wsparcie klienta”, może przetwarzać poza UE dane alertów, które do niego przesyłamy.

Będziemy w stanie przedstawić wszelkie gwarancje, których nasz klient ma prawo wymagać w celu zapewnienia zgodności przekazywania danych poza UE.

2.3. Prawo do informacji osób, których dane dotyczą#

Obowiązek poinformowania osób, których dotyczy przetwarzanie, w momencie zbierania danych spoczywa na kliencie.

2.4. Wykonywanie praw osób, których dane dotyczą#

Zobowiązujemy się pomagać naszemu klientowi w wypełnianiu jego obowiązku udzielania odpowiedzi na wnioski osób, których dane dotyczą, o wykonanie ich praw: prawa dostępu, sprostowania, usunięcia i sprzeciwu, prawa do ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych oraz prawa do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu). Gdy osoby, których dane dotyczą, składają wnioski o wykonanie swoich praw, przekazujemy te wnioski naszemu klientowi.

2.5. Zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych#

Powiadomimy naszego klienta pocztą e-mail o każdym naruszeniu ochrony danych osobowych możliwie najszybciej po stwierdzeniu naruszenia, w każdym razie w terminach pozwalających naszemu klientowi dotrzymać terminów narzuconych przez ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Do tego powiadomienia zostanie dołączona wszelka przydatna dokumentacja umożliwiająca klientowi zgłoszenie naruszenia właściwemu organowi nadzorczemu oraz osobom, których dane dotyczą, gdy takie zawiadomienia są wymagane przez przepisy o ochronie danych osobowych.

2.6. Inspektor ochrony danych#

Zgodnie z art. 37 nie jesteśmy zobowiązani do wyznaczenia IOD, ponieważ nie jesteśmy organem publicznym, a nasza działalność nie polega na operacjach przetwarzania danych osobowych.

2.7. Los danych osobowych#

Zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. g rozporządzenia, po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem tych danych zobowiązujemy się zwrócić dane osobowe klientowi lub wskazanemu przez niego podmiotowi przetwarzającemu – w najbardziej odpowiedniej technicznie postaci, w otwartym, ustrukturyzowanym i skonsolidowanym formacie – oraz zniszczyć wszystkie istniejące kopie w naszych systemach informatycznych.

2.8. Zarządzanie kontami klientów i dostawców#

To przetwarzanie służy zarządzaniu kontem klienta i dostawcy każdej ze Stron, takiemu jak relacja handlowa, zarządzanie administracyjne, fakturowanie, obsługa incydentów technicznych i zarządzanie reklamacjami. Każda ze Stron realizuje to przetwarzanie jako odrębny administrator danych. Przetwarzanie to jest niezbędne do wykonania Umowy; odpowiada ono również prawnie uzasadnionym interesom każdej ze Stron oraz prawnie uzasadnionemu interesowi każdej Strony w zapewnieniu swojemu personelowi środków komunikacji.

Osobami, których dotyczą te operacje przetwarzania, są pracownicy każdej ze stron.

Przetwarzane dane osobowe to dane identyfikacyjne Osób kontaktowych: nazwisko – imię – numer telefonu – adres e-mail. Okres przechowywania wyżej wymienionych danych osobowych jest ograniczony do trzech (3) lat od zakończenia relacji handlowej między Stronami i dane te mogą zostać usunięte niezwłocznie na żądanie klienta.

2.9. Wsparcie klienta#

To przetwarzanie służy obsłudze zgłoszeń do wsparcia i incydentów technicznych zgłaszanych przez użytkowników platformy za pośrednictwem czatu wbudowanego w aplikację lub pocztą e-mail. Podobnie jak opisane wyżej zarządzanie kontem klienta, jest ono realizowane przez Nonli jako administratora danych. Jest ono niezbędne do wykonania Umowy i odpowiada prawnie uzasadnionemu interesowi Nonli w obsłudze próśb swoich klientów oraz w zapewnianiu bezpieczeństwa platformy.

Osobami, których dane dotyczą, są użytkownicy klienta kontaktujący się ze wsparciem oraz osoby dodane do rozmowy za pomocą adresu e-mail.

Przetwarzane dane osobowe to:

• tożsamość osoby kontaktowej: nazwisko, imię, adres e-mail, numer telefonu, firma, rola i język;
• treść wymiany wiadomości: wiadomości, załączniki i odpowiedzi wysłane pocztą e-mail;
• kontekst konta wyświetlany zespołowi wsparcia: informacja, czy adres e-mail został potwierdzony, czy uwierzytelnianie dwuskładnikowe jest włączone, wersja aplikacji, aktualnie wyświetlana strona oraz strony ostatnio wyświetlane w aplikacji;
• dane o połączeniu: adres IP, przybliżona lokalizacja (miasto i kraj) wyznaczona na podstawie adresu IP, strefa czasowa, przeglądarka, system operacyjny, typ urządzenia, rozmiar ekranu i język przeglądarki.

Przybliżona lokalizacja jest obliczana na naszych serwerach, bez przekazywania adresu IP podmiotowi trzeciemu. Adres IP jest dostępny wyłącznie dla zespołu wsparcia Nonli.

Okresy przechowywania są następujące:

• adres IP jest usuwany automatycznie trzydzieści (30) dni po ostatnim połączeniu z tego adresu;
• przybliżona lokalizacja oraz dane o przeglądarce i urządzeniu są przechowywane razem z rozmową;
• rozmowy i ich załączniki są przechowywane przez trzy (3) lata od zakończenia relacji handlowej między Stronami i są usuwane razem z firmą, gdy firma zostaje usunięta z Nonli.

Użytkownik lub zespół wsparcia może dodawać uczestników do rozmowy, wpisując ich adres e-mail. Uczestnicy mają dostęp do historii rozmowy. Uczestnik otrzymuje pocztą e-mail wiadomości, których nie przeczytał na czacie, lub każdą wiadomość, jeśli uczestniczy wyłącznie za pośrednictwem poczty e-mail. Odpowiedzi wysłane pocztą e-mail są dodawane do rozmowy. Każdy uczestnik może zrezygnować z otrzymywania wiadomości e-mail dotyczących rozmowy.

Do tego przetwarzania Nonli korzysta z następujących dostawców:

• OVHcloud: hosting bazy danych i załączników, we Francji;
• Mailgun: wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail związanych z rozmowami, w infrastrukturze Mailgun zlokalizowanej w Unii Europejskiej;
• Slack: alert wewnętrzny wysyłany do zespołu wsparcia na jego kanale Slack, zawierający nazwę klienta, nazwę jego firmy, numer rozmowy oraz fragment ostatniej wiadomości (maksymalnie 280 znaków).

Pytania i odpowiedzi

3. Czy Nonli zapewnia zgodność z ustawowymi okresami przechowywania danych? Okresy przechowywania i ich uzasadnienie.#

Tak, zobowiązujemy się przestrzegać ustawowych okresów przechowywania danych. Okresy przechowywania zależą od rodzaju danych i celu przetwarzania. Dane osobowe przechowujemy tak długo, jak jest to konieczne do osiągnięcia celów, dla których zostały zebrane, zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi i regulacyjnymi. Okresy przechowywania są uzasadnione koniecznością przestrzegania obowiązków prawnych i regulacyjnych oraz prawnie uzasadnionymi interesami naszego klienta.